Prompt-Vorlagen für den Alltag

Fertige Prompts für typische Aufgaben der Gebäudewirtschaft. Kopieren, Platzhalter ersetzen, absenden. Wenn ihr einen Prompt mehrfach braucht: über Workspace → Prompts als eigene Slash-Vorlage speichern.

Vorlage 1 — Gremienvorlage aus Stichpunkten

Einsatz: Bauausschuss, Hauptausschuss, Ortsrat. Macht aus Notizen eine strukturierte Beschlussvorlage.

Du bist erfahrener Sachbearbeiter im Hochbauamt einer Stadtverwaltung.
Erstelle aus den folgenden Stichpunkten eine Beschlussvorlage für den
[Ausschussname]. Format: Sachverhalt, Alternativen, Finanzierung,
Beschlussvorschlag. Verwaltungsdeutsch, Umfang etwa eine DIN-A4-Seite.

Grenzen: keine Floskeln, keine Wertungen, keine Adjektive wie "dringend"
oder "wichtig". Nur Faktendarstellung.

Stichpunkte:
[Hier die Stichpunkte einfügen]

Optional: Wenn ihr direkt eine DOCX-Datei braucht, ergänzt im Prompt: “Erzeuge das Ergebnis direkt als Word-Dokument (.docx) über Open Terminal.” Siehe Power-Features zum Open Terminal.

Vorlage 2 — Bürgerantwort in drei Tonlagen

Einsatz: Antwort auf Beschwerde, Anfrage, Widerspruch. Drei Varianten, ihr wählt.

Preset: Kundenservice.

Formuliere drei Varianten einer Antwort auf die folgende Bürger-
anfrage/-beschwerde:

1) sachlich-knapp (ca. 150 Wörter)
2) freundlich-deeskalierend (ca. 200 Wörter)
3) formal-rechtssicher mit Verweis auf einschlägige Satzung (ca. 200 Wörter)

Grenzen: keine konkreten Zusagen zu Entschädigung, keine Schuldein-
geständnisse. Anrede formell, kein Duzen.

Die Anfrage/Beschwerde:

[Hier den Originaltext einfügen — ohne Absender-PB-Daten]

Vorlage 3 — LV auf Plausibilität prüfen

Einsatz: Bei Vergabe, bevor ihr Angebote vergleicht. Findet typische Fehler in Leistungsverzeichnissen.

Preset: Analyst.

Prüfe das folgende Leistungsverzeichnis auf:

1) Widersprüchliche Mengen zwischen Positionen desselben Bauteil-Bereichs
2) Fehlende oder unplausible Einheiten (m², lfd. m, Stück, Pauschal)
3) Doppelt vorhandene Leistungen (unterschiedliche Position, gleiche Leistung)
4) Unklare Leistungsbeschreibungen ohne ausreichende Spezifikation
5) Offensichtliche Rechenfehler bei Einzel- und Gesamtpreis

Liste alle Befunde mit Positionsnummer und Begründung.
Ausgabeformat: Markdown-Tabelle mit Spalten "Pos", "Befund", "Art",
"Begründung". Keine stilistische Kritik, nur inhaltliche Prüfung.

Leistungsverzeichnis:
[LV einfügen oder als Datei hochladen]

Ergänzungs-Prompts für die Iteration

Prüfe jetzt, ob typische Positionen für eine vollständige [Gewerks-Art]
fehlen, die man bei diesem Umfang erwarten würde.

Vorlage 4 — Meeting-Protokoll aus Stichpunkten

Einsatz: Nach Bauleitungsbesprechungen, Jours Fixes, Abstimmungen. Macht aus Notizen ein sauberes Protokoll.

Erstelle aus den folgenden Notizen ein sauberes Protokoll.
Struktur: Datum, Teilnehmer, Themen, Beschlüsse, To-Dos
(mit Verantwortlichen und Fristen). Verwaltungsdeutsch.

Notizen:
[Rohe Stichpunkte einfügen]

Vorlage 5 — FAQ aus Infotext generieren

Einsatz: Wenn ihr Mitarbeiter oder Bürger über eine Änderung informieren müsst. Die KI antizipiert typische Rückfragen.

Erstelle aus dem folgenden Informationstext eine FAQ mit 8-10 Fragen
und Antworten. Fokus auf typische Stolpersteine und häufige Rückfragen.
Ziel: [Mitarbeiterportal / Bürgerinfo / Amtsblatt]. Tonlage ent-
sprechend anpassen.

Informationstext:
[Text einfügen]

Vorlage 6 — Amtsblatt-Artikel

Einsatz: Wenn eure Kommune ein Amtsblatt hat und ihr regelmäßig Artikel beisteuern müsst.

Du bist Redakteurin im Amtsblatt einer mittelgroßen Stadt. Schreibe
einen Artikel (ca. 300 Wörter) zum folgenden Thema. Tonlage: sachlich-
informativ, bürgernah, kein Verwaltungsjargon. Struktur: prägnante
Überschrift, Einleitung mit Kernbotschaft, Detailabsatz, Abschluss mit
konkretem nächsten Schritt für Leser. Keine Marketing-Sprache.

Thema und Eckdaten:
[Thema und Fakten einfügen]

Vorlage 7 — Rechnungsprüfung strukturiert

Einsatz: Bei unübersichtlichen Rechnungen, wo ihr die Positionen strukturiert vergleichen wollt.

Preset: Analyst.

Extrahiere aus der folgenden Rechnung alle Positionen als Tabelle.
Spalten: Pos-Nr, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis.

Prüfe gleichzeitig:
- Stimmen alle Rechenwege (Menge × EP = GP)?
- Ist die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen?
- Gibt es Positionen ohne eindeutige Einheit?

Ausgabe: erst die Tabelle, dann eine Prüfungs-Sektion mit gefundenen
Auffälligkeiten.

Rechnung:
[Rechnungstext oder Datei-Upload]

Vorlage 8 — Vergaberechts-Prüfung

Einsatz: Bei Grenzfällen zur Vergabe-Art. Wichtig: Ergebnis prüfen lassen von der Fachstelle, KI ist nur Vor-Recherche.

Preset: Analyst (oder o3 bei komplexen Fällen).

Prüfe die Zulässigkeit einer freihändigen/beschränkten/öffentlichen
Vergabe anhand der folgenden Parameter.

Auftragswert: [netto]
Gegenstand: [Beschreibung]
Kategorie: [Bauleistung / Lieferleistung / Dienstleistung]
Bundesland: [Land]
Wiederkehrender Auftrag: [ja/nein]
Besonderheiten: [ggf. Rahmenvertrag, Innovationspartnerschaft, usw.]

Denke Schritt für Schritt anhand geltendem Vergaberecht (UVgO bzw.
VOB/A, EU-Schwellenwerte) und gib eine klare Empfehlung mit Begründung.

Hinweise:
- Zitiere Paragraphen mit Quelle
- Wenn unsicher: sag es explizit und benenne die offene Frage
- Letzt-Prüfung durch Vergabe-Stelle ist zwingend — darauf hinweisen

Vorlage 9 — Ausschreibungstext-Entwurf

Du bist Mitarbeiter einer kommunalen Vergabestelle. Erstelle einen
Entwurf für einen Ausschreibungstext (beschränkte Ausschreibung nach
VOB/A) für die folgende Leistung.

Struktur:
1) Leistungsbeschreibung
2) Anforderungen an Bieter (Eignung, Nachweise)
3) Zuschlagskriterien
4) Termine und Fristen
5) Einreichungsmodalitäten

Grenzen: keine konkreten Wertansätze oder Preise. Bei jeder Eignungs-
anforderung einen kurzen Hinweis, was dafür gefordert wird.

Projekt:
[Beschreibung]

Vorlage 10 — Bildgenerierung für Amtsblatt

Preset: 🖼️ Bild-Generator.

Erstelle eine freundliche, sachliche Illustration für ein kommunales
Amtsblatt.

Motiv: [konkretes Motiv]

Stil: moderne Flat-Illustration, warmes Licht, freundliche Farb-
palette in [Farben], kein Fotorealismus. Ruhig und vertrauensvoll,
nicht dramatisch. Querformat 16:9.

Eigene Vorlagen speichern

Wenn ihr einen der obigen Prompts mehrfach nutzt: speichert ihn als eigene Slash-Vorlage.

Workspace → Prompts → Neu
Name vergeben (wird später mit / aufrufbar, z. B. /gremienvorlage)
Beschreibung (optional) — hilft euch beim Wiedererkennen
Prompt-Text einfügen, Platzhalter mit eckigen Klammern markieren: [Thema einfügen]
Speichern

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