Prompt-Baukasten — die 12 Techniken

Gute Prompts sind die Grundlage jeder sinnvollen KI-Nutzung. Die folgenden zwölf Techniken decken praktisch alles ab, was ihr im Alltag braucht. Die fünf wichtigsten (1, 2, 6, 8, 9) reichen schon für 90 % guter Ergebnisse.

1. Rolle + Ziel + Format

Was: Rolle, Aufgabe, gewünschtes Ausgabeformat im Prompt definieren.

Die wichtigste und einfachste Technik. Nennt der KI eine berufliche Rolle, sagt ihr was rauskommen soll, und in welchem Format. Macht Prompts von Anfang an konkret, reduziert Rückfragen auf null.

Du bist Controllerin in einer mittelgroßen Stadt. Analysiere die
beigefügten Verbrauchsdaten von 10 Liegenschaften für 2025 und 2026.
Identifiziere auffällige Abweichungen. Format: Markdown-Tabelle mit
Liegenschaft, Abweichung in %, wahrscheinlichste Ursache.

Du bist Vergabe-Stelle einer kommunalen Gebäudewirtschaft. Erkläre
mir, ob das folgende Beschaffungsvorhaben beschränkt oder frei-
händig vergeben werden kann. Format: Stichpunkte mit Kernargumenten,
abschließend eine klare Ja-/Nein-Empfehlung.

2. Kontext zuerst, Frage am Ende

Was: Dokument oder Daten voranstellen, konkrete Frage danach.

Wenn ihr ein Dokument analysieren wollt: erst das Dokument einfügen (oder hochladen), dann die Frage stellen. Nicht umgekehrt. Die KI hat dann den vollen Kontext bevor sie die Aufgabe versteht. Präziser, weniger Missverständnisse.

[Hier den Haushaltsplan-Auszug einfügen oder als Datei hochladen]

---

Frage: Welche drei Positionen haben den größten Anstieg gegenüber
Vorjahr und worin könnte der Anstieg begründet sein?

[Dachgutachten einfügen]

---

Frage: Was sind die drei kritischsten Befunde, und welche davon
erzwingen Handlung vor der Heizperiode?

3. Varianten anfordern

Was: Statt einer Lösung mehrere in unterschiedlichen Tonlagen oder Längen.

Kostet nicht viel mehr als eine einzelne Antwort, aber ihr habt Auswahl. Besonders nützlich bei Texten, wo der richtige Ton nicht immer sofort klar ist.

Formuliere drei Antwort-Varianten auf folgende Bürgerbeschwerde:
1) sachlich-knapp (ca. 150 Wörter)
2) freundlich-deeskalierend (ca. 200 Wörter)
3) formal-rechtssicher mit Satzungs-Verweisen (ca. 200 Wörter)

[Beschwerde-Text]

4. Gegenlesen lassen

Was: KI eigene Antwort oder euren Entwurf kritisch prüfen lassen.

Euren eigenen Text oder den Entwurf der KI auf Schwachstellen prüfen lassen. Faktenfehler, logische Lücken, unklare Formulierungen. Spart eine Schleife mit Kollegen, die sonst korrigieren müssten.

Hier mein Entwurf für eine Stellungnahme zum Widerspruch gegen die
Grundsteuer-Neuberechnung. Prüfe ihn auf:
- Sachliche Fehler
- Logische Lücken oder Brüche
- Juristische Schwächen
- Ton (übergriffig, zu defensiv, zu konfrontativ)
Liste Schwächen mit Begründung. Keine Lobeshymnen.

[Entwurfs-Text]

5. Iterieren im gleichen Chat

Was: Nicht neu starten, sondern präzise nachschärfen.

Antwort passt nicht? Nicht neu starten. Im gleichen Chat sagen was anders soll — die KI hat den vollen Kontext und arbeitet nur auf diesem Punkt. Spart Zeit und erhält den Fluss des Gesprächs.

Typisches Iterations-Muster:

Erstprompt mit Rolle + Ziel + Format
“Kürze die Finanzierungs-Sektion auf drei Sätze.”
“Füge am Ende einen Verweis auf § 78 GemO NRW hinzu.”
“Der Ton ist noch zu werblich — nüchterner, bitte.”

6. Beispiele geben (Few-Shot)

Was: KI 2-3 Beispiele eures Stils geben bevor sie was Neues produziert.

Die wahrscheinlich unterschätzteste Technik. Wenn ihr einen spezifischen Haus-Stil habt (Bescheide, Antwortschreiben, Stellungnahmen), gebt der KI zwei bis drei existierende Beispiele mit. Sie trifft euren Stil dann meist auf Anhieb. Einmal investieren, dann als Prompt-Vorlage speichern und immer wieder verwenden.

Hier zwei Beispiele für meinen Stil bei Bescheiden:

Beispiel 1:
"Sehr geehrte Frau Müller, Ihr Antrag auf Nutzung der Stadthalle am
15.06.2026 für die private Hochzeitsfeier wurde geprüft. Der Miet-
vertrag wird entsprechend Ihrem Vorschlag (14.00–24.00 Uhr) erstellt.
Die Kaution von 500 € ist bis zum 01.06. auf das Konto XY zu über-
weisen. Mit freundlichen Grüßen"

Beispiel 2:
"Sehr geehrter Herr Schmidt, Ihr Antrag auf Genehmigung einer
Schrankenöffnung in der Fußgängerzone am 22.05. kann aus Sicher-
heitsgründen während der Marktzeiten (8-13 Uhr) nicht genehmigt
werden. Als Alternative ist eine Anlieferung vor 7.30 Uhr oder nach
13.30 Uhr möglich. Bitte bestätigen Sie einen neuen Termin.
Mit freundlichen Grüßen"

Erstelle im selben Stil einen Bescheid für:
[konkrete Fallbeschreibung]

Das funktioniert auch für Protokolle, Vermerke, Stellungnahmen, interne Mitteilungen. Faustregel: mindestens zwei Beispiele geben, drei sind besser. Bei einem einzigen Beispiel erkennt die KI den Stil oft nicht zuverlässig.

7. Schritt für Schritt denken lassen

Was: KI explizit auffordern, schrittweise zu argumentieren.

Bei Entscheidungsfragen, Rechtsfragen, logischen Ketten. Der Satz “Denke Schritt für Schritt, bevor du antwortest” verbessert die Präzision spürbar, besonders bei komplexen Ableitungen. Reasoning-Modelle (o3) tun das ohnehin — bei den Standard-Modellen müsst ihr es explizit sagen.

Darf die folgende Vergabe freihändig vergeben werden?

Auftragswert: 178.000 € netto
Gegenstand: Sanierung eines Flachdachs an einer Sporthalle
Einordnung: Bauleistung (nicht Liefer- oder Dienstleistung)
Bundesland: Nordrhein-Westfalen

Denke Schritt für Schritt anhand des geltenden Vergaberechts (UVgO
bzw. VOB/A, zutreffende Schwellenwerte), dann gib eine klare
Ja/Nein-Antwort mit Begründung.

8. Grenzen setzen (Negation)

Was: Explizit sagen was die KI NICHT tun soll.

Oft unterschätzt: ihr könnt der KI nicht nur sagen was sie tun soll, sondern auch was sie explizit lassen soll. Das wirkt besser als man denkt — besonders gegen floskelhaftes, werbliches oder übermäßig höfliches Antworten.

Beachte folgende Grenzen:
- Maximal 200 Wörter
- Keine Einleitung wie "Gerne" oder "Selbstverständlich"
- Keine Wertungen, nur Fakten
- Zahlen mit Einheit, keine runden Schätzungen
- Keine Adjektive wie "dringend", "notwendig", "wichtig"
- Stattdessen Faktendarstellung
- Kein Englisch

Grenzen gehören typischerweise ans Ende des Prompts, nachdem die eigentliche Aufgabe beschrieben ist. Gute Kombination: Rolle + Ziel + Format + Grenzen.

9. Self-Critique

Was: KI ihren eigenen Entwurf kritisieren und überarbeiten lassen.

Zwei Prompts in einem: erst erzeugen, dann kritisieren, dann überarbeiten. Ergebnis wird messbar besser — besonders bei heiklen Texten, wo der erste Entwurf oft noch zu weich, zu konfrontativ oder zu oberflächlich ist.

Schreibe eine Stellungnahme zum beigefügten Widerspruch gegen die
Grundsteuer-Neuberechnung. Maximal 400 Wörter.

Danach kritisiere deinen eigenen Entwurf:
- Welche Gegenargumente könnte der Widersprechende vorbringen?
- Welche Fakten aus dem Widerspruch hast du möglicherweise
  unzureichend gewürdigt?
- Welche Tonlage könnte als übergriffig wahrgenommen werden?

Abschließend: eine überarbeitete Fassung, die diese Schwächen
adressiert.

10. Chunking großer Aufgaben

Was: Große Aufgabe in Phasen zerlegen statt auf einmal.

Wenn etwas groß und komplex wird (Jahresbericht, umfangreiche Konzepte): nicht auf einmal fordern. Erst Gliederung erstellen, bestätigen, dann Kapitel für Kapitel ausarbeiten. Qualität steigt spürbar.

Wir erstellen den Jahresbericht Gebäudemanagement 2025.

Schritt 1: Erstelle eine Gliederung mit 6-8 Hauptkapiteln und
jeweils 2-3 Unterpunkten. Schwerpunkte: Energiebilanz, abgeschlossene
Sanierungen, laufende Projekte, Ausblick 2026.

Nach meiner Bestätigung bearbeiten wir die Kapitel einzeln.

11. Output-Format erzwingen

Was: Format der Ausgabe explizit vorgeben.

Wenn ihr die Antwort weiterverarbeitet (in Excel, in einer anderen Plattform, als Mail), erspart explizites Format-Fordern Nacharbeit. Markdown-Tabelle, JSON, Checkliste, nummerierte Liste — sagt was ihr wollt.

Extrahiere aus diesem Fließtext alle genannten Liegenschaften mit
Bauinformationen.

Ausgabe als Markdown-Tabelle mit Spalten:
| Liegenschaft | Baujahr | Fläche | Sanierungsbedarf | Kostenschätzung |

Direkt in Excel übernehmbar. Wenn Information fehlt, "—" eintragen.

12. System-Prompt persönlich setzen

Was: Rolle und Stil einmalig global festlegen.

Der System-Prompt (siehe Grundeinstellungen) spart euch bei jedem Chat die Wiederholung von “Antworte auf Deutsch”, “Duze mich nicht”, “verwaltungsnah”. Einmal richtig eingestellt, arbeitet die KI dauerhaft in eurem gewünschten Modus.

Anti-Muster — typische Fehler

Die drei Klassiker, die jeder schon einmal gesendet hat, und warum sie scheitern:

Schlecht: “Schreib eine Mail”

Keine Rolle, kein Empfänger, kein Anlass, kein Ton. Die KI erfindet alles — und trifft zu 99 % nicht was ihr wolltet.

Gut: “Du bist Sachbearbeiter im Hochbauamt. Schreibe an Frau Becker vom Schulamt wegen Termin für Dachbegehung Grundschule Lindweg. Vorschlag: Di 28.04. oder Do 30.04., je 9 Uhr. Höflich, kurz, nicht duzen.”

Rolle, Empfänger, Anlass, konkrete Alternative, Ton. Fertige Mail beim ersten Versuch.

Schlecht: “Kannst du mir helfen?”

Die KI fragt zurück was ihr braucht. Dann müsst ihr die eigentliche Frage formulieren, die ihr am Anfang schon hättet stellen können. Doppelt so viel Zeit verloren.

Gut: “Ich brauche für einen Antrag an die Rücklage-Kommission eine Kurz-Begründung (max 100 Wörter), warum die Dachsanierung Grundschule Lindweg nicht bis zur nächsten Haushaltsrunde warten kann.”

Direkt auf den Punkt. KI liefert sofort.

Schlecht: 200-Seiten-PDF + “Worum geht’s?”

Ohne Ziel reduziert die KI auf Generisches (“Es geht um Stadtentwicklung”). Keine konkrete Information, keine Relevanz.

Gut: “Welche drei teuersten geplanten Maßnahmen stehen im beigefügten Wirtschaftsplan, und mit welchen Fristen?”

Konkrete Frage. Extraktion statt Zusammenfassung. Direkt weiterverwendbar.

Die Essenz — wenn ihr euch nur fünf Dinge merkt

Rolle + Ziel + Format — immer am Anfang
Konkret statt vage — Zahlen, Namen, Paragraphen, Zeitangaben rein
Grenzen aktiv setzen — sagt was die KI NICHT soll
Iterieren statt neu starten — im gleichen Chat nachschärfen
Gegenlesen ist Pflicht — die KI liefert Entwürfe, keine Endergebnisse